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「マンション管理会社を変更したいけれど、何から手をつけるべきかわからない」
「マンション管理会社の変更をスムーズかつミスなく行いたい」
現在のマンション管理会社から新しい管理会社へ変更することになったものの、初めてのマンション管理会社変更でどのように進めるべきかわからず、本記事へたどり着いたのではないでしょうか？
マンション管理会社の変更は、基本的な手順を押さえておけば、初めてでも難しくはありません。次の7つのSTEPに沿って対応することで、マンション管理会社を変更できます。
ただし、各STEPのポイントを把握していなければ、マンション管理会社選びや引き継ぎの際に、失敗やトラブルを招く可能性があります。
基本的な引き継ぎは、新旧の管理会社同士で行われるため、業務面は管理会社へ任せてしまえば問題ありません。しかし、きちんと引き継ぎされてるかは、あなた自身も必要に応じて確認することが大切です。
そこで本記事では、マンション管理会社の変更手順について、各STEPごとのポイントを交えながら、徹底解説します。
新しいマンション管理会社を選ぶときの確認ポイントや、現管理会社から新管理会社への移行期における留意点など、トラブルや失敗を防ぐポイントも紹介しています。
初めてでも失敗なくマンション管理会社を変更したいという人は、ぜひ本記事を参考に手続きを進めてくださいね。
1.STEP1｜入居者アンケートで管理会社の変更ニーズを把握する
マンション管理会社の変更でまずやるべきことは、入居者アンケートを実施し、管理会社に変更ニーズを把握することです。
マンション管理会社の変更は、入居者にも影響するため、決議の判断は、入居者の過半数以上や3分の2以上など、マンションの規則・細則で定められた賛成を得られないと変更できません。
アンケートの実施は、手間がかかります。
しかし、入居者が抱える不満や管理会社に対する問題点など、新しい管理会社を選ぶ上で参考になる意見の収集ができるため、アンケートを実施して入居者の変更ニーズを把握しましょう。
なお、アンケート内容は、簡単な設問で実施するのがおすすめです。
【入居者アンケートサンプル】
上記を参考に、確認したい内容についてのアンケートを作成しましょう。
2.STEP2｜新しい管理会社を探し、理事会で協議する
アンケートで管理会社における入居者の変更ニーズを把握できたら、現管理会社の課題や問題点をまとめ、入居者の不安や不満を解消できる新しい管理会社を探して、理事会で協議を進めていきます。
新しい管理会社を探すときのポイントは、次の2つです。
これから紹介する、管理会社を選ぶポイントを見れば、失敗することなく組合員が納得できる新しい管理会社を探し、スムーズに理事会で協議できるようになるので、ぜひ参考にしてください。
2-1.管理会社は2～3社の複数に見積もりを取る
管理会社は、2～3社ほど候補を挙げ、基本情報を調べたうえで見積もりを取りましょう。
「この管理会社にしよう」と思っていても、管理会社の決定は、先述の通り総会決議が必要です。
1社だけでは、本当にその管理会社にすべきか判断ができないため、必ず複数社に見積もりを取り、比較検討しましょう。
なお、候補を絞る際は以下に注目するのがおすすめです。
確認すべき管理会社の基本項目 | |
会社情報 | ・売上 ・従業員数 |
管理状況・登録回数 | |
行政処分経験の有無 | |
例えば、従業員数に対して、管理物件が多い場合、担当者が対応している物件数が多くなり、あなたの不動産管理にかけられる時間が少なくなる可能性が考えられます。
担当者が請け負っているマンションの規模にもよりますが、ひとりで
基本情報を確認することで、管理会社の実績や対応状況などの情報を収集できるため、候補の管理会社が見つかったら、必ず基本情報を調べるようにしましょう。
2-2.共通のヒアリング項目を用意する
候補の基本情報を確認し、管理状況や経営に問題が無ければ、共通のヒアリング書類を用意し、各社へ見積もり依頼をします。
見積もり条件を指定して確認すると、各社を同じ条件で比較できるからです。
新しい管理会社の決定は、各社へ見積もりを依頼し、プレゼンをしてもらって理事会で比較検討するのが一般的なので、同じヒアリング項目を用意することで、比較しやすくなります。
具体的なヒアリング項目は、現管理会社の対する課題や不満で変わってきますが、例えば、以下のような項目が挙げられます。
管理会社候補共通のヒアリング項目 | |
管理業務内容 | ・現在の管理会社と同じ管理業務を行ってくれるか ・オプションサービスを含む詳細な見積もり書を作成してくれるか |
家賃の振込口座 | ・入居者が新規口座開設を行う必要があるか |
近隣の管理物件 | ・近隣エリアの管理物件数は何件くらいあるか ・近隣エリアで管理する物件の規模はどれくらいか（ハイツ、マンション、戸建など） |
担当者・体制 | ・フロント担当者の経歴 ・フロント担当者が関わっている物件数はどれくらいか ・担当者が休みの場合の代理対応は可能か（バックアップ体制） |
理事会運営 | ・3週間前までに議案作成が可能か ・理事長確認後、2週間前までに理事への配布が可能か |
清掃業務 | ・清掃員の属性（社員かアルバイトか／自社関連業者か下請けかなど） ・現在の管理員をそのまま採用できるか（今、管理員が対応している場合） ・巡回頻度はどれくらいか（例：週2回／毎日など） |
トラブル対応の 体制と方法 | ・隣人トラブルが発生したとき、どのような対応・方法で解決するか （実際に起こった具体的なトラブル事例を挙げてヒアリング） |
入居者満足度調査 | ・入居者に対して対応の満足度調査を行ってくれるか （行う場合は、実施方法や回数、ヒアリング対象者などを要確認） |
長期修繕計画 | ・計画の作成は自社か外注か |
大規模修繕工事 | ・工事仕様書や設計明細などの設計書の作成は可能か ・元請けか否か |
上記のヒアリングを進める際、現在の管理会社の対応がわかる書類や、直近の運営状況を把握できる書類の提出を求められることがあります。
【見積依頼時に必要になりやすい主な書類】
・現管理会社との管理委託契約書 ・現管理会社との重要事項説明書 ・直近の総会資料 ・直近の各業務完了報告書 ・マンションの図面 |
上記の書類を事前に準備したうえで、各社へヒアリングすることをおすすめします。
当社アセットテクノロジーでも、1戸500円からのわかりやすい価格設定と、効率的にマンション管理を行えるアプリを使った不動産管理サポートを行っております。
新しいマンション管理会社をご検討の場合には、ぜひご用命ください。
3.STEP3｜マンションの全組合員向けに重要事項説明会を開催する
マンションの管理会社を変更するときは、重要事項説明会後、総会決議を経て契約締結という流れが一般的です。
法律でも、説明会を開催することが義務付けられています。※マンションの管理の適正化の推進に関する法律 第72条
そのため、理事会で協議し、新しい管理会社の候補を選考したら、全組合員向けに重要事項説明会を開催しましょう。
以下のように、管理会社都合や管理組合の希望で変更した契約内容が、入居者や管理組合にとって不利な内容の時は、重要事項説明会が必要です。
重要事項説明会の開催が必要になるケース |
・管理会社の業務範囲の縮小 ・管理にかかる費用の増額 ・管理会社変更にともない、新管理会社への管理費用の支払いが前倒しになる場合 |
理事長（管理者）や区分所有者（居住者）に対して重要事項説明会を開催する必要があります。
＼重要事項説明会を省略できるケースもある／ |
「契約条件が変わらない＝管理組合に不利な内容ではない」場合は、重要事項説明会を省略できることがあります。 例） ・管理会社が変わっても契約内容に変更がない ・管理組合に不利な契約・変更内容は含まれていない ただし、説明会を省略できるだけで、理事長（管理者）や区分所有者（居住者）に対して重要事項説明書の交付は必須である点には注意しましょう。 |
4.STEP4｜臨時総会を開催して決議する
マンション管理会社の変更は、臨時総会を開催し、多数決で決議されます。
管理会社の変更は、普通決議（過半数の賛成）で問題ありません。
総会が成立する定足数（最低限数）は、各マンションの管理規約に規定されているので、あらかじめ確認しておきましょう。
なお、臨時総会と重要事項説明会をそれぞれ開催する必要がありますが、住人に何度も集まってもらう負担を軽減するため、臨時総会の当日に重要事項説明会を行うケースが一般的です。
ただし、同日開催でも、臨時総会は管理組合、重要事項説明会は管理会社というように主催者が異なります。
臨時総会と重要事項説明会は別ものであるため、同日開催でも「臨時総会開催の案内」と「重要事項説明会開催の案内」、それぞれの案内を作成して配布する必要がある点には注意しましょう。
書類作成で困ったときは管理会社へ相談しよう |
臨時総会に向けて議案書を作成する必要があります。 本来であれば現在契約中のマンション管理会社がサポートしてくれますが、「管理会社変更というセンシティブな内容で、今の管理会社へは頼みづらい」という場合は、新しい管理会社へ相談しましょう。 |
5.STEP5｜現マンション管理会社を解約する
総会でマンション管理会社の変更が決議されたら、すぐに今契約中のマンション管理会社へ解約を申し入れます。
解約をすると、新しい管理会社との引き継ぎや事務的な処理が生じるため、数か月前に解約の申し入れを行うのが一般的です。
特段の取り決めがない限り、3か月程度の猶予期間を設けて契約中の管理会社へ通告するようにしましょう。
6.STEP6｜新マンション管理会社と契約を締結する
原則、マンション管理会社の変更による引き継ぎ業務は、管理会社同士で行われるため、「5.STEP5｜現マンション管理会社を解約する」と同時並行で、新しいマンション管理会社との契約を締結しましょう。
現在の管理会社へ解約の申し入れをした時点で、解約日は確定します。
新しい管理会社との契約締結を早急に進めなければ、引き継ぎが保留となるだけでなく、引き継ぎ業務にかけられる時間も少なくなるため、すぐに契約をしてください。
管理会社の変更による引き継ぎは、適当に行われるケースが意外と多く、新しい管理会社へ情報共有等がされていないことで、後々トラブルになることが少なくありません。
前の管理会社から新しいマンション管理会社への引き継ぎを、スムーズかつトラブルなく行うためには、丁寧に対応できるだけの十分な時間が必要です。
現在のマンション管理会社に解約を申し入れた時点で、すぐに新しいマンション管理会社と契約を締結しましょう。
7.STEP7｜旧管理会社から新管理会社へ引き継ぎがきちんと行われているか確認する
新旧のマンション管理会社で引き継ぎが始まったら、定期的に報告をしてもらい、引き継ぎされているかを確認しましょう。
引き継ぎ漏れを防ぐポイントは、旧管理会社と新管理会社の両方から引き継ぎ状況を報告してもらうことです。
新旧マンション管理会社へ引き継ぎ状況の確認する際のヒアリング項目例 |
・マンションの管理に関わる書類の受け渡し状況 ・共用部や各部屋のマスターキー、備品類の引き継ぎ ・入居者からの問い合わせやクレームの対応、設備不具合の共有 ・保証会社との契約の引き継ぎ状況（引き継ぎできる場合） ・修繕履歴や点検状況の共有 ・設備や建物の老朽化による検討事項 ・大規模修繕などの計画の共有 |
上記のような内容を、新旧それぞれのマンション管理会社から報告してもらうことで、適当な引き継ぎを回避できます。
必ず両社から引き継ぎ状況を報告してもらい、あなた自身もきちんと引き継ぎが行われているか確認するようにしましょう。
なお、管理会社の変更による引き継ぎについては、「管理会社 変更 引き継ぎ 」で詳しく解説しています。
引き継ぎで失敗したくないという人は、あわせてチェックし、スムーズかつトラブルのない引き継ぎを実現させてくださいね。
8.マンション管理会社の変更は失敗やトラブルが起こりやすい
入居者がいる状況でのマンション管理会社の変更は、賃貸や入居者の管理・運営を行いながら実施することになるため、次のような引き継ぎによる失敗やトラブルが起こりやすい状況です。
【マンション管理会社変更の引き継ぎで起こりやすい失敗やトラブルの例】
・振込先の告知がうまくいかず、二重支払いや振込漏れが起こる ・旧管理会社のときに契約していた保証会社の契約が切れる ・旧管理会社のモチベが下がって入居者募集してもらえない |
うまくやらなければ、入居者が退去してしまうだけでなく、前管理会社の反感を買ってしまいます。
喧嘩別れとなれば、「管理してもらえない」「入居者募集をしてもらえない」といったトラブルに発展し、残りの契約期間の対応に支障が出るかもしれません。
また、基本的な流れを把握していないと、前管理会社の解約と新管理会社の契約タイミングが合わず、一時的に自主管理しなければならなくなる可能性もあります。
マンション管理会社の変更引き継ぎにおける失敗やトラブルを防ぐためにも、これまで解説した手順通りに対応しましょう。
9.まとめ
マンション管理会社の変更は、基本的な手順を把握した上で、各STEPのポイントや注意点を押さえた行動を取ることで、トラブルやミスを回避できる可能性が高くなります。
具体的な手順は、次の7STEPです。
マンション管理会社の変更にともなう引き継ぎ業務は、新旧の管理会社同士で行ってくれますが、実際に変更するのは、ニーズの把握や理事会での協議・決議を経てからです。
STEPが1つ抜けてしまうだけで、変更に時間がかかったり、マンション管理会社選びで失敗したりする可能性があります。
管理会社変更の基本STEPを理解し、ポイントを押さえた対応で、トラブルやミスのないマンション管理会社変更を実現させてくださいね。
